Как работает система автоматизации аптек
Рабочее место заведующего аптекой оснащается программным обеспечением товарного, складского, финансового учёта. В этой программе оператор формирует карточку товара, вводя наименование препарата, его описание, сроки действия и прочую информацию о товаре при необходимости. Данные можно структурировать, создавая различные группировки, сортировки, настроив отбор.
Для занесения в программу всей документации от поставщиков предназначен специальный электронный документ, который формируется путем выгрузки позиций из электронных форм накладных поставщиков. Затем можно распечатать ценники и присвоить штрихкод медикаментам, распечатать на принтере этикетки со штрихкодом и ценой для их последующего наклеивания на продукцию. После проведения данного документа остатки товаров в магазине увеличиваются. «Приходно-кассовый ордер» либо «Строку выписки из банка» оператор заносит после проведения документа. Важный момент: операция проведения документов позволяет учитывать в программе взаиморасчеты с поставщиками и сумму наличности в кассе магазина или состояние расчетного счета Вашей организации.
Медикаментам без штрихкода он присваивается в программе, и этикетка распечатывается на принтере этикеток. Далее, на рабочем месте продавца-фармацевта устанавливается POS-система, каждая из которых состоит из системного блока, монитора, ККМ (фискального регистратора), денежного ящика, дисплея покупателя, программируемой клавиатуры (кнопки такой клавиатуры выполняют определённые действия – закрытие чека, поиск и т. д..) с ридером магнитных карт. Возможно настроить льготы по социальным картам. Специализированная кассовая программа, установленная на POS-системе, управляет ее оборудованием и обеспечивает взаимодействие с фармацевтом. Возможности системы во многом определяются возможностями именно этой POS-программы. Для распознавания штрихкодов медикаментов к системе подключается сканер штрихкода. При этом она настраивается таким образом, чтобы на дисплее был виден текущий остаток.
В случае изменения цен или номенклатуры товаров, все изменения делаются на компьютере заведующим аптекой (администратором), и уже из программы товарного учёта обновленная информация загружается в POS-системы.
В течение смены продавец-фармацевт регистрирует продажи: считывает сканером штрихкод или подбирает позиции из списка, устанавливает количество для каждого из товаров, выбранных покупателем, получает от него оплату, вводит сумму и вид оплаты, закрывает и выдаёт клиенту чек, отпечатанный на ККМ. На дисплее отображается информация о текущих продажах. По завершении смены администратор или кассир, в зависимости от установленных POS-полномочий, снимает Z-отчет, закрывает смену. Все операции, выполняемые с использованием POS-системы, фиксируются и хранятся в ней. После проведения на операции «Закрытие смены» заведующий аптекой закрывает ее и в складской программе.
В свою очередь компьютер администратора общается с POS-системой по локальной сети; он получает файлы–отчеты, по которым автоматически формируются документы вида «Отчет ККМ». Данные документы состоят из строк «Товар», «Цена», «Количество», «Сумма» и т. д. Их проведение списывает остатки с магазина, увеличивает сумму прибыли. Такой принцип обмена принято называть «Off-Line», его характеризует высокая надёжность (связь с ПК необходима на небольшое время и только в момент обмена данными с POS-системами; в крайнем случае, можно совершить обмен с помощью Flash-карты).
Проверить остатки товаров на складах, состояние взаиморасчётов с поставщиками, прибыль, интенсивность продаж и многие другие показатели, оценивающие работу аптеки, можно с помощью различных отчётов в программе «1С».
задать вопрос менеджеру
