Отчет с гашением, закрытие смены

В сегодняшней нашей статье мы рассмотрим такое понятие как отчет с гашением. У данного понятия есть несколько синонимов таких как: закрытие смены, вечерний отчет, но наиболее известен этот отчет как «Z-отчет». Именно термином «Z-отчет» мы и будем пользоваться.

Программа всей контрольно-кассовой техники устроена таким образом, что если была открыта смена (а это либо специальный документ «открытие смены» либо любой чек), то эту смену необходимо закрыть. При этом продолжительность смены не может превышать 24 часов. Как раз для закрытия смены и существует Z-отчет. Этот отчет является одним из важнейших документов, которые необходимо хранить и на основании которых заполняется журнал кассира-операциониста.

Виды, регистрация Z-отчетов

В зависимости от модели кассовой техники отчеты могут распечатываться как в полном виде, т.е. сначала распечатывается электронный журнал, в котором показаны все продажи произведенные за смену, так и в сокращенном виде - только сам Z-отчет. Стоит отметить, что после ввода в состав кассовых аппаратов и фискальных регистраторов блока ЭКЛЗ, бумажная контрольная лента перестала быть обязательной, поэтому распечатка электронного журнала может потребоваться только для контроля продаж и как следствие, большинство ККМ и ФР позволяют отключить распечатку контрольной ленты в Z-отчете.

Внешне, отчеты распечатанные на разной ККТ, могут быть не похожи друг на друга, но на всех отчетах, в обязательном порядке присутствуют данные (дата, номер отчета, сумма выручки, необнуляемый итог и др.), на основании которых заполняется журнал кассира-операциониста:

Конечно, в зависимости от модели ККТ, эти данные могут находиться в разных местах чека, поэтому с внешним видом Z-отчета необходимо заранее ознакомиться пройдя обучение работе на конкретной модели кассового аппарата или просто ознакомиться с инструкцией по эксплуатации, которая входит в комплект поставки любой модели ККТ.

Основные вопросы и ошибки снятия Z-отчетов

В «идеальных» условиях порядок работы на кассовом аппарате следующий: утром открыли смену, в течении дня регистрируете продажи, вечером закрываете смену. Но реальная работа заметно отличается от идеальной. Конечно же, могут возникать нюансы или откровенные ошибки. Давайте рассмотрим основные вопросы, которые могут возникать при закрытии смены. Сразу стоит оговориться, что ответы на вопросы, в большей степени основываются на «мнении» налоговых органов по тем или иным ситуациям.

1. Если в один день снимается несколько Z-отчетов, то каждый из них заносится в журнал отдельной строкой (а не одной общей суммой за день)
2. В случае отсутствия продаж в какой-либо день (смена не открывалась и Z-отчет не снимался) в журнал кассира никакие записи не заносятся (писать слово "выходной" и т.п. - ошибка)
3. Если произошел сбой в работе ККМ и на Z-отчете отобразились недостоверные (искаженные) данные: некорректная сумма, ошибочная дата и т.п., то следует незамедлительно уведомить об этом ЦТО (а не исправлять некорректные данные на чеке снятого Z-отчета).
4. Если Z-отчет был утерян, то восстановить отчет невозможно. Для выяснения параметров отчета (дата, номер, сумма продаж) можно распечатать отчет по блоку ЭКЛЗ. О случившемся, необходимо написать объяснительную записку (в произвольной форме) и записать показания отчета в журнал кассира-операциониста.
5. Если рабочая смена начинается в один день, а заканчивается в другой (т.е. переходит через 0 ч. 00 мин.), то надо снимать один Z-отчет до 0 часов, например в 23 часа 59 минут, а второй Z-отчет уже по завершении смены.
6. Если при заполнении журнала кассира-операциониста произошла ошибка, то все исправления должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации. На каждое исправление желательно составлять внутренний акт в произвольной форме.

Конечно, абсолютно на все вопросы в рамках этой статьи ответить невозможно, но если после прочтения материала некоторые аспекты Вам стали понятнее, то это уже хорошо.

Примеры Z-отчетов самых распространенных моделей кассовых аппаратов и фискальных регистраторов: